商报信息中心为提高工作效率，自主研发了一套OA系统，并进行多次改进，今年三月份第三版OA系统在本部门启用。OA系统运行以来，部门员工感到工作节奏明显变快，办公环境改善了，办公费用减少了，作为部门经理的谢文剑感觉管理起来更轻松了。现在信息中心全体员工还在对这一系统进行全面完善，力争在全公司推广。

　　节奏变快了 效率提高了
　　新版OA系统，主要包括公务处理、会议管理、个人助理、文件分发、文档管理、内部邮件、日清等内容。让同事们感觉效果最明显的，还数内部邮件系统、文件分发和个人助理系统。
　　
　　比如过去要传达一个会议精神，往往要召开部门会议，部门员工都得停下手头的工作先开会，这样不仅浪费时间，又会打断员工的工作思路。现在不同了，有了这个OA系统之后，如四月初召开“公司贯彻落实‘全区打击六合彩专项行动方案’会议精神”，谢文剑只需在OA系统中的“会议一览”里粘贴上会议纪要，员工可以利用工作之余或是方便的时间来自主学习会议精神。

　　谢文剑说，如果这一系统在全公司推广，烦人的文件审阅流程将变得很简便。现在一份报告从拟稿、送审到批复，总经理、副总经理和分管部门领导都要“圈阅”一遍。效率十分低下，因为每位领导之间都是“串联模式”，只能一个看了另一个再看。 有了这个OA系统之后，文件完全在网上发送到有关领导和职能部门，有些需要拟议的文件，可以同时分发，大大加快了公文“旅行”的节奏。更重要的是，公文“旅行”带上了“时间戳记”文件什么时间发送的，现在到了哪个环节，需要什么时间回复，回复状况如何，一目了然。

　　沟通方便了  管理高效了

　　在一个多月的运行中，商报信息中心的员工们都意识到新OA系统的好处。影响最大的是内部沟通系统，这包括电子邮件、消息、日清、工作安排。部门经理谢文剑则可以通过“日清”和“工作安排”了解下属工作情况，布置工作任务，并可通过消息和电子邮件与下属进行实时交流，谢文剑深有感受，“过去我很难做到直接与下属的沟通，现在这很方便，可以说‘眼睛更亮了、耳朵更长了’。” 有了这个OA系统的沟通系统，员工之间需要交流工作，也非常方便，可以通过网络直接沟通，保持一个安静的办公环境，人为的干预非常少。商报记者们感到安静的办公环境可以使工作效率提高几倍。

　　现在大家都已经习惯每天上班的第一件事情，就是看看自己的“待办事项”、“跟踪事项”、“催办事项”、“反馈事项”分别是什么状态，看看自己的工作计划里还有哪些需要协调的问题，需要哪些数据和资料。工作似乎由一座精确的“时钟”，以大家共同可以感受到的节奏控制着，如果用一句话来概括OA系统对大家的影响，那就是“改变了大家过去的工作习惯”。